Можно вести бухгалтерию самостоятельно, можно нанять бухгалтера, можно заключить договор на ведение бухгалтерского учета со специализирующейся на этой услуге организации. Если Вы склоняетесь к третьему варианту, то в данной статье хочу поделиться своими соображениями о подходе к выбору подобной структуры. Часть как негативных, так и позитивных моментов здесь упомянутых будут касаться и нашей организации в том числе. Постараюсь подойти непредвзято. Я призываю определяться с выбором аутсорсинга осознанно, не следуя минутному порыву и внушению рекламных заявлений.
Как выбрать бухгалтерскую фирму. Приемы рекламных агенств.
Выскажу свое личное мнение на примерах наиболее известных на просторах интернета фирм (без конкретных названий, дабы не провоцировать и не пытаться унизить).
Идем в агенство по маркетинговому продвижению, заказываем концепцию или предлагаем свою. Например создаем новое понятие, дабы выделиться на высоко конкурентном и старом рынке бухгалтерских услуг. Для примера совмещаем два понятия бухгалтерия и консалтинг, называем все это доселе неизвестным словом Б-хрендинг, мы первые, слово наше, мы выделились. Теперь все, кто с нами соприкасается – знает Б-хрендинг это МЫ. Придумываем происхождение данного казуса, например его долго разрабатывал и аналитически вывел Егор Гайдар, а мы улучшили. Так же у этого слова есть исторические корни (чтобы расширить аудиторию) от английско-французско-португальского the hreanding (ударение на последний слог) – что в переводе с вражеского – Мега-Ваще-Супер-Ведение-Бухгалтерского учета и туда входит ну просто всё. Дальше надо статуса. Ага, где вчера образованной компании взять статуса? Конечно же – рейтинги. Смотрим, кто проводит: дорого, дорого, не признают… Ага вот. 10 000 рублей – журнал «Оудит». Подаем заявку вместе с другими неизвестными и кстати известными тоже (не понятно – этим то зачем?). В награду за 10 000 рублей получаем бумажку что рейтинг состоялся и мы были его участниками и в месте с другими 12 компаниями (в России порядка 27 000 подобных фирм, которые не знали о таком журнале) бухгалтерскими, аудиторскими и консалтинговыми вошли в 15 компаний вообще мега-супер-крутых по версии данного издания. Вешаем на сайт. Сайт. Зачем нам сайт? Делаем лэндинговую (посадочную) площадку (последние три года самое эффективное средство продать свои услуги). Информации – ноль. Зато можно повесить регалии, ввести новые понятия, в общем сделать так, чтобы люди тебя запомнили и купили конечно же. Вешаем часы с обратным отсчетом, чтобы клиенты видели, что упускают момент, надо торопиться, звонить, покупать пока не подорожало – Акция блин.
Молодцы маркетологи! Реально молодцы.
На сайте расписываем как все легко, просто и стандартно, что мы типа не в России живем, а в штатах, где везде рельсы и всё работает как часы. И что бухгалтерия вообще не внутренняя кухня, а элементарный процесс, за который не нужно много платить (здесь мы устроим демпинг конкурентам, а заодно оставим без работы значительный пласт толковых бухгалтеров – их фирмы теперь наши, ведь им надо платить в пять – десять раз больше, чем берем мы). Бухгалтерия – элементарно, достаточно сфотографировать на телефон калькулятор, отослать по СМС фотографию и те, кому ты отправил сообщение, сдадут за тебя баланс, фонды и т.д. Вас пугает падение качества? Не вопрос – вот вам бумага из страховой фирмы, что наши риски причинить Вам ущерб застрахованы опять же в «Очень известной» страховой компанией. Ну и что, что вы должны с ней судиться (поскольку ей платить – «Очень известная» теперь будет играть против Вас) для получения возмещения убытков, связанных с некачественной работой бухгалтера. Можете поискать: сколько дел было выиграно по подобным страховым случаям. Мы то знаем, что в условиях расплывчатости определений и критериев качества в действующем законодательстве реальность взыскания убытков со страховой фирмы очень мала, не даром стоимость страховки начинается от 0,5% стоимости страховой выплаты. Для примера при страховании жизни от несчастного случая страховка стоит от 1%, а теперь подумайте, что скорее случиться: случайная смерть за 70 лет жизни или ошибка бухгалтера, который 4 раза в году сдает отчетность, и явно не идеален. 0,5% – просто нижняя планка страховой компании, за оформление бумаг. Страховщики на 99,99% уверены, что по суду выиграют (а вы оплатите издержки).
Дальше вкладываемся в рекламу на Яндекс директе, adwords гугла и прочих интернет компаниях по продвижению. Много вкладываемся, очень много – о затратах ниже. Вот мы и среди самых раскрученных контор. Все клиенты наши.
Вышеизложенное было юмористическим отступлением, реальность же такова, что из-за подобных рекламных ходов и приемов качество и понимание процессов бухгалтерии перестало иметь ценность для большинства предпринимателей, возглавляющих фирмы (по крайней мере, до сравнения с услугами хороших бухгалтеров или налоговых последствий). Реклама в интернете поменяла или почти поменяла понимание реальности. Скажу только, что бухгалтерия штучный продукт, который плохо масштабируется без потери качества. И людей, которые могут объяснить, что и как они делают на бумаге, а не в 1С все меньше и меньше.
Целевая аудитория бухгалтерской компании (поймите в какой нише Вы находитесь)
Цена имеет значение, поэтому определитесь – в какой группе потенциальных клиентов для бухгалтеров вы относитесь. Если есть понимание, что из вашей налоговой оптимизации выжато все что можно, все понятно как день, процессы ясны и не улучшаемы, не стоит, наверное, обращаться в крупную западную аудиторскую фирму, которая по странному стечению обстоятельств еще подрабатывает в бухгалтерских услугах. Стоимость часа работы их специалистов как у адвокатов в зале суда, который защищает от пожизненного заключения.
Если такого понимания нет, то стоит сначала обратиться в одну, а лучше несколько фирм для приобретения этого понимания. Ответственность за Ваши деньги лежит на Вас.
Если же Ваша деятельность разнообразна, у Вас много направлений или несколько юридических лиц между которыми еще и существуют финансовые потоки – вот тут нужно подходить очень тщательно к выбору фирмы по бухгалтерскому сопровождению. И взвешивать: может стоит сначала отработать схему с опытной фирмой, обучить своих бухгалтеров, а затем в целях экономии переложить на них ведение бухгалтерии или остаться с фирмой, если Вы не считаете данные финансовые затраты критичными по сравнению с затратами времени на контроль собственных бухгалтеров и их заработную плату.
У вас очень крупный бизнес – забудьте про аутсорсинг бухгалтерских услуг. Воспитывайте своих бухгалтеров, курсы, карьерная лестница, поощрения, наказания и т.д. Но не забывайте о контроле, устраивайте проверки, привлекая аудиторов для оценки и имея стороннее мнение помимо своего собственного.
Как выбрать бухгалтерскую фирму. История компании (проверяем соответствие).
Определите, с кем Вы имеете дело – с раскрученным брендом, который работает, окучивая сотни клиентов ежемесячно, возможно сливая избыточную ликвидность третьим лицам потому, что сами не успевают справиться с потоком или небольшой надежной или не очень компанией.
1.Проверяем регалии. Смотрим на сайте, входит в топ-20 по версии кого? Заходим на сайт этого «кого». Смотрим: сколько стоит участие в рейтинге, сколько было участников. Обычно указывается количество клиентов, годовая выручка, число сотрудников (можем посчитать число клиентов на одного человека, вы улыбнетесь своим наблюдениям). Записываем.
2.Проверяем заявленные характеристики:
– возраст (дата регистрации компании в «о компании»). Проверяем на сайте nalog.ru вбив ИНН или ОГРН фирмы в разделе «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента», получив выписку из ЕГРЮЛ смотрим на дату регистрации, так же стоит посмотреть учредителей, директора и соотнести с увиденным на сайте. Если Вы подключены к Сбис, Контур-экстерн, Такском или прочим программным продуктам – смотрим статистику организации (Если нет – можете подключиться у нас за треть цены! – самореклама). Записываем.
– соотносим восторженные отзывы на сайте с возрастом фирмы по срокам (пример: «Отличная компания – 8 лет душа в душу», а фирме три года).
– смотрим кто партнеры, клиенты данного ресурса. Звоним, спрашиваем рекомендации, честно говорим, что хотим стать клиентами бухгалтерской фирмы, ссылающейся на Вас, как на клиента и хотим понять – с кем имеем дело, просим охарактеризовать. Если отвечают – что Вы первый от кого они слышат это название, возможно просто этот сотрудник не в курсе, просим соединить с бухгалтерией, если и там объяснят, что единственные кто ведет учет в данной организации – незабвенная Лидия Андреевна, делаем выводы.
3.Проверяем возраст и раскрученность сайта, для этого заходим на xtool.ru и в графе «http://» пишем название сайта бухгалтерской компании. Видим возраст сайта, соотносим с возрастом компании, так же пройдясь по вкладкам можно определить степень рекламной активности и агрессивность компании, видно по ссылкам на сайт, количеству страниц, ключевым фразам и позиции ключевых фраз в поисковиках. Сама по себе раскрученность и посещаемость это очень хорошо для фирмы. Но мы думаем о себе и о том, будут ли нам уделять достаточное внимание или мы встанем в ряды нескольких сотен, а то и тысяч клиентов этой фирмы. Но тут важно не ошибиться – толковый и полезный для бухгалтеров сайт, например журнал «Главбух» тоже очень хорошо раскручен. Важно отличить одностраничный (посадочный) сайт от полезного и ценного ресурса, коим обладают многие бухгалтерские фирмы.
4.Позиции сайта бухгалтерской фирмы в поисковиках по ключевым фразам:
– бухгалтерское обслуживание (2 270 руб.);
– ведение бухгалтерского учета (810 руб.);
– ведение бухгалтерского учета аутсорсинг (около 1 500 руб.);
– стоимость бухгалтерского обслуживания (около 1 700 руб.).
Если фирма на первых позициях вверху страницы – записываем, ниже будет про рекламный бюджет. Для примера показал – сколько стоит для рекламирующейся фирмы один Ваш клик по объявлению на поиске в Яндексе на 10.03.15 (а кликов в день от десятков до нескольких сотен, проверяем разрядность калькулятора, умножаем, смотрим). Правды-ради скажу, что грамотно настроив компанию, можно обойтись и более скромным бюджетом, но не для первого места по данным запросам конечно.
5.Проверяем данную фирму по запросам в яндексе и гугле на предмет найма сотрудников, открытых вакансий. Если видим в выдаче поисковиков что-то типа: «Срочно нужен удаленный бухгалтер – ведение 50 ИП за 20 000 рублей в месяц, можно без опыта» – заканчиваем с этой фирмой, ищем, кто еще будет вести Ваши финансы. Кстати, объявление реальное – сам видел.
О затратах. Любая коммерческая структура имеет целью извлечение прибыли – это нормально. Каковы затраты бухгалтерской фирмы (не берем аудиторов, там другая кухня). Рассуждения о затратах преследую цель показать какую сумму надо отбить компании за месяц, чтобы покрыть данные затраты. И чем они больше, тем больше поток клиентов необходим, чтобы удовлетворить данный рост. Вот тут неизбежна потеря качества работы с отдельным клиентом.
Аренда офиса – больше пафоса – дороже стоит в месяц (на март 2015 цена в среднем по качеству помещении – 1 500 рублей за метр кв. в месяц в Москве).
Сотрудники. Чем выше квалификация сотрудника, тем дороже он цениться, по крайней мере, по логике (есть исключения, можно играть на комплексах, находить неуверенных в себе людей или людей со страхами потери работы, или мотивировать значительным карьерным ростом в не очень далекой перспективе – западный вариант).
Сколько сотрудников? Один человек в среднем, без нервных срывов и ошибок, может вести 4-7 клиентов (на ОСН при небольшом движении). Важно! Можно значительно оптимизировать работу, в зависимости от объема вводимых человеком данных, например при выгрузках из базы клиентов – объем работы меньше, клиентов больше. Зарплата такого сотрудника 50 000 – 60 000 рублей, возможно премии.
Аутсорсинг – привлечение лиц на удаленном доступе из регионов, для снижения расходов на персонал. Ничего не могу сказать – не сталкивался лично.
Рекламный бюджет. В интернет рекламу можно вкладывать сколь угодно большие деньги с соответствующей отдачей, примеры стоимости за один клик на поиске приведены выше.
Выводы делайте сами, исходя из наблюдений.
Чем разнообразнее услуги фирмы, тем большее количество разнопрофильных специалистов работает, что позволяет решать значительно больший спектр задач и показывает, что организация не гонятся за количеством. При большой диверсификации, крайне тяжело организовать конвеер, а порой бессмысленно. Так же желательно присутствие сотрудников на рабочих местах – это позволяет более точно контролировать их работу, они быстрее обучаются друг у друга, а так же могут совместными усилиями решать более сложные вопросы или искать на них ответы. Если все правильно настроено появляется синергия и волшебное понятие «Команда».
Если Вы замечаете, что в мелочах Вас игнорируют, будьте уверены, что при наступлении серьезных проблем, Вас так же не будут замечать или отмахнуться.
Если, не взирая, на то решена ли ваша проблема или нет, с Вас берут деньги, прикрываясь почасовой оплатой, или количеством строк в лишнем документе подумайте за что Вы платите. За внутренний регламент данной фирмы или за решение своих задач.
Помощь в оптимизации Ваших налогов (вы по умолчанию получаете то, что наработали).
Многие фирмы, берут Вашу первичную документацию, забивают в 1С, распечатывают отчеты – и все. Налоги, какие получаться такие и платите. Внимательно подойдите к данному моменту, возьмите консультации у нескольких сторонних организаций, не довольствуйтесь советами только одной фирмы, возможно варианты, которые Вы откроете, сэкономят массу денег при дальнейшей работе. Так же сможете оценить квалификацию фирмы, ведущей бухгалтерию.
Что влияет на стоимость бухгалтерских услуг, где замаскировано увеличение цены
Основной ключевой момент, который есть во всех прайс-листах, но никто не задумывается что он означает – понятие одной операции. Все ценники выставляются отталкиваясь от этого понятия. Разберитесь, что в данной фирме считается за эту загадочную субстанцию. Варианты:
– один документ – одна операция. Уточните, зависит ли одна операция от количества строк в документе – и услышите – 10 строк одна операция. И вот уже одна накладная из трехсот позиций превращается в 30 операций.
– один комплект документов. Например, отгрузка (счет, счет фактура, накладная) – одна операция.
– одна бухгалтерская проводка. Только начисление заработной платы 10 сотрудников (1с в автомате делает) превращается в 60 проводок и это еще без выдачи из кассы.
Отсутствие общего знаменателя у почти всех бухгалтерских фирм, дает простор для манипулирования Вашим мнением о стоимости и позволяет увести от более взвешенного решения.
Они с Вами надолго – проверьте сторонней организацией ведение Вашей бухгалтерии. Выявите недостатки, подумайте – носят ли они системный характер или это разовые некретичные ошибки. Если бухгалтерия в норме – фирма без проблем все предоставит и покажет, если нет – палки в колеса плюс деньги за дополнительную работу, плюс неустойка по договору и т.д. в общем в этой ситуации, когда фирма понимает, что сейчас потеряет клиента по-любому Вы увидите истинное лицо данной организации. В противном случае останетесь с ней на долгие годы и будете уверены, что ребята хорошо делают свое дело, и Вы не зря им платите. К сожалению, данное понимание, зачастую, приходит только вместе с налоговой проверкой (когда поздно) или при передаче дел новому бухгалтеру.
Надеюсь, данная статья поможет Вам с ответом на вопрос “Как выбрать бухгалтерскую компанию?” или Вы захотите оценить работу своей бухгалтерии.
Независимый консультант
Павел Иванович Егоров.
10.03.2015
- Ставки страховых взносов ПФР ФФОМС ФСС в 2014 и 2015
- Проверка контрагента
- Самые распространенные заблуждения об аудите
- Бухгалтерский учет – резервное копирование данных
- Бухгалтерское сопровождение – начало.
- Понятие – нулевая отчетность
- Как сократить налоги на прибыль
- Как ликвидировать фирму?
- Сдаем отчетность вовремя
- Защита личных данных с помощью файлового контейнера
- Аудиторская проверка – готовимся
- Аутсорсинг плюсы или минусы